2008 drohen zahlreiche Verfahren

ACC hat schon länger darauf aufmerksam gemacht.

Zu Jahresbeginn 2008 drohen zahlreiche Verfahren wegen Verletzung der Publizitätspflicht. Änderungen in der Rechtslage verschärfen dabei die Verbindlichkeit zur Veröffentlichung der Jahresabschlüsse.

Von der Pflicht zur elektronischen Veröffentlichung sind alle Kapitalgesellschaften, GmbH & Co. KGs, sehr große Personengesellschaften und sehr große Einzelhandelskaufleute betroffen. Sie müssen ihre Jahresabschlüsse beim Bundesanzeiger einreichen, nicht mehr wie früher beim Registergericht.

Weitere Informationen unter  www.bmj.bund.de/ehug.

Die Jahresabschlüsse müssen spätestens zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag beim elektronischen Bundesanzeiger ( www.bundesanzeiger.de) eingereicht werden.

Am 1. Januar 2008 müssen also die Abschlüsse von 2006 vorliegen.

Die Daten fließen in das neu eingerichtete  www.unternehmensregister.de.

Die Kosten für die Publizierung variieren zwischen 50 und 70 Euro.

Müssen die Unterlagen erst digitalisiert werden, berechnet der Bundesanzeiger bis zu 600 Euro.

Mit dem Service von ACC sparen Sie 600 Euro ….

Datenschutz im Unternehmen

Verstöße können jetzt noch teurer werden!

Wenn Sie Daten erheben, sollten Sie dies streng nach den Kriterien des Datenschutzes tun. Das macht ein ganz aktuelles Urteil des Verwaltungsgerichts Lüneburg deutlich.

Denn wenn sich der Kunde dann an den Landesdatenschutzbeauftragten wendet, wird dieser in der Regel entsprechende Ermittlungen aufnehmen, um festzustellen, ob tatsächlich Verstöße vorliegen. Ist das der Fall, muss Ihr Unternehmen die Ermittlungskosten tragen (Verwaltungsgericht Lüneburg, Urteil vom 5.7.2007, Az. 1 A 132/05).

Im vorliegenden Fall hatte der Datenschutzbeauftragte des Landes die Anzeige gegen ein kleines Detektivbüro erhalten, dass beim Datensammeln offensichtlich übereifrig war. Da sich der Verdacht bestätigte, wurden dem Unternehmen die Ermittlungskosten in Höhe von 350 € in Rechnung gestellt.

Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz in den einzelnen Bundesländern lassen sich unter Umständen die Kosten für ihr Tätigwerden erstatten. Deshalb hat dieses Urteil Bedeutung über die Landesgrenzevon Niedersachsen hinaus.

So sichern Sie sich ab

Tätig werden die Aufsichtsbehörden in der Regel auf Beschwerden von Kunden hin. Um hier Ärger und unnötige Kosten von Ihrem Unternehmen abzuwenden, sollten Sie checken, ob der Umgang vor allem mit Kundendaten den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entspricht. In der folgenden Übersicht finden Sie die wichtigsten Regeln zu Kundendaten.

Schnellübersicht: Die wichtigsten Regeln zum Umgang mit Kundendaten	Das ist abhängig von der Art des Geschäfts und des Kaufvertrags (für eine Versicherung müssen andere Daten erhoben werden als für einen Autokauf). In der Regel gelten bei einem normalen Kaufvertrag aber die folgenden Kundendaten als abfragbar: Name und Vorname, Name und Vorname  der Erziehungsberechtigten bei minderjährigen Kunden, Anschrift (bei Lieferung), Telefonnummer, wenn telefonische Absprachen vereinbart sind, Geburtsdatum bei Kauf auf Kredit oder mit Ratenzahlung.
Darüber hinausgehende Daten wie Tel.- und Fax-Nr. sowie E-Mail	Das sind interessante Daten, die Sie gut für spätere Werbe-Aktionen nutzen können – um etwa dem Kunden zusätzliche Angebote zu machen. Doch Vorsicht: Grundsätzlich dürfen Sie ohne explizite Einwilligung nur das abfragen und abspeichern, was für die Abwicklung des konkreten Verkaufs notwendig ist. Deshalb: Sie dürfen solche Daten erheben, wenn der Kunde darauf hingewiesen wird, was mit diesen Daten geschieht.
Verwendung von Kundendaten für Werbeaktionen	Abgefragte und gespeicherte Kundendaten dürfen nur für den ursprünglichen Zweck eingesetzt werden. Beispiel: Wenn Sie eine Telefonnummer abgefragt und gespeichert haben, um einen Liefertermin zu vereinbaren, dann dürfen Sie die Telefonnummer nicht ohne weiteres später für einen Werbeanruf verwenden. Das heißt: Wollen Sie Kundendaten später zu anderen (Werbe-) Zwecken einsetzen, dann müssen Sie Ihre Kunden bei der Abfrage der Daten immer darauf hinweisen, wozu genau die Daten später genutzt werden (§ 4 Abs. 3 BDSG), und der Kunde muss die Möglichkeit haben, der Nutzung seiner Daten zu Werbezwecken zu widersprechen (§ 28 Abs. 4 Satz 2 BDSG). Bringen Sie dazu auf Bestellscheinen/Internet-Bestellscheinen/Kaufverträgen etc. eine Formulierung wie diese unter, die der Kunde ankreuzen soll: Ich bin damit einverstanden, dass die Mustermann GmbH meine angegebenen Daten für an mich gerichtete Werbung (z. B. per Post, Telefon und E-Mail) nutzt und ausgesuchten anderen Unternehmen und Institutionen zur Verfügung stellt, die mir von Zeit zu Zeit Informationen und Angebote zukommen lassen. Dieses Einverständnis kann ich jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine kurze Nachricht an . . . (Hier Ihre Adresse einfügen.)
Weitergabe von Kundendaten an andere Unternehmen	Oft ist es in Werbeaktionen interessant, eigene Kundenadressen mit anderen Unternehmen, die eine ähnliche Zielgruppe haben, zu tauschen. Dies ist sogar ohne ausdrückliches Einverständnis des Kunden möglich. Voraussetzung ist, dass die Daten nicht als Einzeladresse, sondern „listenmäßig“ weitergegeben werden (§ 28 Abs. 3 Satz 3 BDSG). Diese Forderung erfüllen Sie, wenn Sie die Adressen Ihrer Kunden z. B. in Form einer Datenbank-Datei verkaufen oder vermieten. Beachten Sie, dass dabei (ohne Einwilligung des Kunden) nur die folgenden Daten weitergegeben werden dürfen: Berufs-, Branchen oder Geschäftsbezeichnung, Name und Vorname, Titel, akademischer Grad, Anschrift, Geburtsjahr. Zusätzlich darf nur ein einziges weiteres Merkmal weitergegeben werden, das diese Personen als Angehörige einer Personengruppe ausweist. Dieses Merkmal geben Sie schon dadurch, dass die Personen auf Ihrer Liste stehen, also Kunden Ihres Unternehmens sind.
Weitergabe von Kundendaten an Inkasso- Unternehmen	Zahlt ein Kunde nicht und wollen Sie den Fall an ein Inkasso-Unternehmen geben, ist das problemlos möglich. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihnen das beauftragte Inkasso-Unternehmen die Einhaltung des Datenschutzes schriftlich zusichert.

 

Betriebsprüfung

Wann das Finanzamt digitale Daten überprüfen darf, die es eigentlich gar nichts angehen.

Die Finanzverwaltung nutzt mehr und mehr die Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung. Wenn Sie vermeiden wollen, dass das Finanzamt digitale Daten von Ihnen erhält, die steuerlich nicht von Bedeutung sind, sollten Sie diese von vornherein von den steuerlich relevanten Daten trennen.

GUTER TIPP: www.acc-office.de

Wie die nachfolgenden Entscheidungen der Finanzgerichte zeigen, haben Sie später keine Möglichkeit, einzelne Teile aus Ihren Gesamtaufzeichnungen herauszufiltern. Wenn Sie keine Trennung vornehmen (können), hat das Finanzamt Zugriff auf alle digital gespeicherten Daten.

1. Beschluss des Finanzgerichts Düsseldorf vom 5.2.2007, Az. 16 V3457/06 A
Das Finanzamt darf von Ihnen die vollständige Herausgabe der digitalen Aufzeichnungen von Konten Ihrer Finanzbuchhaltung verlangen. Die Buchführung ist insgesamt zur Feststellung und Überprüfung der Besteuerungsgrundlagen geeignet. Ob eventuell einzelne Daten für die Besteuerung ohne Bedeutung sind, spielt keine Rolle. Das Finanzamt hat ohne Einschränkung Zugriff auf alle Konten Ihrer Finanzbuchhaltung.

2. Beschluss des Finanzgerichts Düsseldorf vom 5.2.2007, Az. 16 V3454/06 A
Haben Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorhanden waren, digital gespeichert und nach dem Scannen vernichtet, hat das Finanzamt ein Zugriffsrecht, das keinen Einschränkungen unterliegt. Wenn Sie Ihre digitalen Daten technisch nicht nach steuerlich bedeutsamen und nicht bedeutsamen Dokumenten trennen können, erhält das Finanzamt Zugriff auf den gesamten Datenbestand. Wenn die schriftlichen Originalunterlagen vernichtet sind, braucht sich das Finanzamt nicht mit Ausdrucken zufriedenzugeben, weil es sich um Reproduktionen handelt.

3. BMF: Fragen-und-Antworten- Katalog zum Datenzugriffsrecht (zuletzt geändert zum 1.2.2007)Steuerlich relevante Daten: Es gibt keine allgemein verbindliche Regelung. Was bei dem einen steuerlich relevant ist, muss es bei einem anderen nicht unbedingt sein. Konsequenz ist, dass es immer wieder Meinungsverschiedenheiten mit dem Finanzamt geben wird. Zu den steuerlich relevanten Daten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die Kostenstellen, z. B. zur Bewertung von Wirtschaftsgütern und Verbindlichkeiten.

Freiwillig erstellte digitale Unterlagen:
Wenn Sie steuerlich relevante Daten in digitaler Form führen, hat das Finanzamt ein Zugriffsrecht. Erstellen Sie z. B. Ihre Einnahmen-Überschuss- Rechnung anhand einer einfachen Belegsammlung, muss sich der Betriebsprüfer damit zufriedengeben. Erfassen Sie aber Ihre Daten mit einem Buchführungsprogramm, müssen Sie dem Finanzamt den Zugriff hierauf ermöglichen.

Unsere Empfehlung: Im Zweifel wird das Finanzamt alle von Ihnen gespeicherten digitalen Daten als steuerlich relevant einstufen. Gerade für Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer ist es daher wichtig, die Datenbestände, die steuerlich relevant sind, von den anderen zu trennen. Sie stellen dann dem Betriebsprüfer nur die aus Ihrer Sicht steuerlich relevanten Daten zur Verfügung.

Ihre Datenbestände sollten keine Querverweise enthalten. Damit beugen Sie vor. Das Finanzamt wird nicht die Vorlage von digitalen Daten verlangen, von deren Existenz es keine Ahnung hat. Es ist also wichtig und richtig, dass Sie für Ihre Buchhaltung einen eigenen PC verwenden, der für keine anderen Zwecke genutzt wird.
Besser Sie nutzen ACC-Office… www.acc-office.de

 

ELENA-Datenbank

Ab Januar 2009 (zum Teil aber auch erst ab 2011) soll es zu einer weiteren Vereinfachung kommen: Wollen Ihre Mitarbeiter Kindergeld oder andere Leistungen beantragen, dann wird von den Behörden meist eine Verdienstbescheinigung gefordert

Im ELENA-Verfahren ist nun Folgendes vorgesehen: Sie übermitteln elektronisch Angaben über die Arbeitsverdienste Ihrer Arbeitnehmer an eine zentrale Datenbank.

Behörden und Gerichte können die erforderlichen Daten dann einfach dort abrufen

Für Sie bedeutet dies keinerlei Mehraufwand, denn Sie sind ja ohnehin schon zur Ausstellung einer elektronischen Verdienstbescheinigung verpflichtet.

Kommt das ELENA-Verfahren, schicken Sie die elektronische Meldung dann einfach an die zentrale Stelle.

„Deregulierung des Arbeitsrechts“

• Mittelstandsentlastungsgesetz und
• Bürokratieabbau in der Sozialversicherung.

Unter diesen Begriffen sollen Rahmenbedingungen für einen systematischen Bürokratieabbau zugunsten der mittelständischen Wirtschaft geschaffen werden.
Hier sind schon mal die für Sie Wichtigsten:
Elektronische Verdienstbescheinigung
Ab Januar 2008 soll für Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit geschaffen werden, die Bescheinigungen zur Berechnung

• des Kranken-, Verletzten-,
• Übergangs- und
• Mutterschaftsgeldes

elektronisch zu melden. Ziel ist dabei die Beschleunigung des gesamten Verfahrens.
Eine elektronische Übermittlung geht bekanntlich deutlich schneller vonstatten als die postalische (und ist auch noch günstiger für Sie). Und die Sozialversicherungsträger haben so auch eine bessere Möglichkeit, Ihnen als Arbeitgeber zeitnah eine Rückmeldung zu geben.

Vorausbescheinigung
Nach § 194 Abs. 1 SGB VI sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, auf Verlangen Ihres Arbeitnehmers diesem eine so genannte Vorausbescheinigung auszustellen, wenn er eine Rente wegen Alters beantragt.
In dieser Bescheinigung ist dann von Ihnen das voraussichtliche beitragspflichtige Arbeitsentgelt für die Zeit bis zum Ende der Beschäftigung bis zu 3 Monate im Voraus zu bescheinigen.
Ab Januar 2008 soll dieses Verfahren vereinfacht werden: Sie können die Bescheinigung dann elektronisch ausstellen – durch eine gesonderte DEÜV-Meldung. Der Gesetzgeber hat sich das derzeit so gedacht, dass diese Meldung dann automatisch von Ihrem Entgeltabrechnungssystem erstellt wird.

Rentenversicherung übernimmt Prüfungspflichten der Unfallversicherung
Betriebsprüfungen hat zwar keiner gern, aber sie sind nun mal gesetzlich vorgesehen. Zumindest sollen Sie hierbei in Zukunft etwas entlastet werden.
Prüfen können in erster Linie die Steuerbehörden, die Unfallversicherungsträger und die Rentenversicherungsträger. Es kann für Sie also zu Doppelprüfungen kommen. Um diese ein bisschen einzudämmen, wird die Prüfungsmöglichkeit der Unfallversicherungsträger auf die Rentenversicherungsträger übertragen. Sie müssen damit nur noch maximal 2 Prüfungen – statt bislang 3 – „fürchten“.

Der Haken dabei ist: Diese Regelung soll erst zum 1. 1. 2010 in Kraft treten. Sie müssen sich also noch etwas gedulden.

Die alte Platte lädt zur Spionage ein

Nicht alle Unternehmen behalten die Kontrolle über ihre Daten. Bei der Neuanschaffung oder Verkauf der alten PC, werden oft die Daten nicht  richtig gelöscht.

37 Prozent der Second-Hand-Festplatten haben noch persönliche Daten. Das geht aus einer Studie von BT, der Universität Glamorgan (UK), der Edith Cowan University (AUS) und der Longwood University (USA) hervor.

Auf bis zu 52 Prozent der Platten werden  noch Daten gefunden. Auf  untersuchten Festplatten fanden sich  Gehaltsdaten, Finanzdaten von Unternehmen, Angaben zu Bank- und Kreditkartenkonten, Krankenhausdaten/medizinische Daten, Pornografie, Visumanträge und Angaben zu Online-Käufen.

Trotz  der hohen Sensibilität, mit der die Öffentlichkeit die Themen Sicherheit und Identitätsdiebstahl derzeit diskutiert und angesichts der Verfügbarkeit geeigneter Tools, die eine sichere Entsorgung von Informationen sicherstellen könnten, sei es schwer verständlich, warum die Platten vor der Entsorgung immer noch nicht komplett gesäubert würden, sagt die Studie.
Für die Untersuchung wurden 300 Festplatten in Großbritannien, Australien, Nordamerika und Deutschland bei Computerauktionen, Computermessen oder online erworben.

Auch zeigt sich wie gut es sein kann mit ACC-Office zu arbeiten. Denn dann ist man diese Sorgen los.

Unternehmen schlampen beim Risikomanagement

Risikomanagement für die IT-Sicherheit soll dafür sorgen, dass das Unternehmen auch im Fall X nicht komplett lahmliegt.

Trotzdem wird dieses Wort in deutschen Unternehmen klein geschrieben, erklären Experten auf einer aktuellen Fachkonferenz.

Nur 33 Prozent von 533 IT-Managern und Sicherheitsverantwortlichen aus deutschen Unternehmen haben ein entsprechendes System eingerichtet, das die Anforderungen der verschiedenen deutschen Gesetze vollständig abdeckt.“Ernüchternd wenig“, sagt Frank Sautner von research+consulting bei der Vorstellung der Studie „IT-Security 2007″ auf der Fachkonferenz „Live Security 2007“ in Berlin.

Herumgesprochen hat es sich, dass Verfahren zur Sicherung vertraulicher Daten nützlich sind: 71,7 Prozent der Befragten setzen entsprechende Verfahren ein, nur die öffentliche Verwaltung hinkt mit 53,7 Prozent hinterher.

Wir empfehlen acc-office.de

BITKOM-Hochrechnung: Betrüger heben 13 Millionen Euro ab

Vorsorge gegen Betrug beim Online-Banking ist wichtiger denn je: Die Zahl der Internet-Nutzer, deren Konten mit geklauten Passwörtern geplündert werden, stieg im vergangenen Jahr um 23 Prozent.

Das zeigt eine Erhebung des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) bei den Landeskriminalämtern.

Die höchste Steigerung gab es 2006 in Sachsen: 169 Prozent. Bundesweit hoben Betrüger in mehr als 3.250 Fällen rund 13 Millionen Euro von den Konten ihrer Opfer ab, so eine BITKOM-Hochrechnung.

Für das erste Halbjahr 2007 liegen ebenfalls Daten vieler Bundesländer vor – sie geben keinen Anlass zur Entwarnung: „Die Zahl der Phishing-Opfer wird auch dieses Jahr um rund ein Viertel steigen“, sagt BITKOM-Vizepräsident Heinz Paul Bonn auf Basis der offiziellen Daten. Die meisten Opfer melden Bayern, Baden-Württemberg und Berlin.

Mehr bei BITKOM

Archivierung und E-Mail

Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren.

Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das Filtern unerbetener E-Mail.

Die Finanzbehörde ist berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen, § 147 Abs. 6 AO.

Um der Finanzbehörde dies zu ermöglichen muss der Steuerpflichtige die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist maschinell ausgewertet werden können.

Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und ergänzenden „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 6. März 2003 konkretisiert.

Und wie machen  Sie das?

Unser Tipp: Cinguli

Grundsätze zum Datenzugriff (GDPdU)

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Wissen Sie was  das bedeutet?
Nein!
Dann lesen Sie doch einfach hier einmal nach :
bundesfinanzministerium.de

Stand 2007 können Sie hier nachlesen (PDF Datei).

Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.